Tietosuoja

Keksintösäätiö sr, jäljempänä ”Säätiö”
Y-tunnus 0201458-8

 

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Säätiön EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 2.6.2022. Viimeisin muutos 7.10.2022.

 

1. Rekisterinpitäjä

Keksintösäätiö sr c/o MM Yrityspalvelut Oy
Vartiotie 3
45100 KOUVOLA

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Hallituksen puheenjohtaja. Yhteystiedot yllä.

 

3. Rekisterien nimet

  1. Säätiön asiakasrekisteri (rahoitusta ja palvelua sekä hakeneet että saaneet henkilöt ja yritykset)
  2. Työntekijä- ja luottamushenkilörekisteri
  3. Markkinointi- ja sidosryhmärekisteri
  4. Kumppanirekisteri
  5. Verkkopalvelun käyttäjärekisteri

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • julkisen tehtävän hoitaminen tai
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde ennen sopimusta, työsuhde, jäsenyys).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito rekisteröityjen kanssa, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms. 
Asiakasrekisterin tarkoitus on säätiön myöntämän rahoituksen hallinnointi ja palveluiden tuottaminen. 
Työntekijä- ja luottamushenkilörekisterin tarkoitus on työsuhteiden ja luottamustehtäviin liittyvien tapahtumien hallinta.
Markkinointi- ja sidosryhmärekisterin tarkoitus on viestintä Säätiön palveluista ja toiminnasta.
Kumppanirekisterin tarkoitus on ylläpitää ja edistää yhteistyötä kumppaniverkostoon kuuluvien henkilöiden ja organisaatioiden kanssa.
Verkkopalvelun käyttäjärekisterin tarkoitus on mahdollistaa verkkopalveluiden tuottaminen, sekä palveluiden käytön tilastollinen analysointi ja mittaaminen.
Rekisteritiedot on kerätty oikeutetun edun perusteella.
Tiedotusrekisterin tarkoitus on mahdollistaa tiedottaminen sidosryhmille.

 

5. Rekisterien tietosisällöt

Rekistereihin kirjataan lähinnä yhteystietoja kuten henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite), wwwsivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite ja tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa.  Asiakasrekisteriin ja työntekijä- ja luottamushenkilörekisteriin kirjataan lisäksi tarkkoja henkilötietoja ml henkilötunnus sekä tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut tilattuihin palveluihin sekä asiakas- ja luottamussuhteeseen liittyvät tiedot.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Asiakasrekisterin tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä. Muiden rekisterien tiedot käydään ajoittain läpi ja vanhentuneet tiedot poistetaan.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, postitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas tai muu yhteistyökumppani luovuttaa tietojaan.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän päätöksellä myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Säätiö käyttää kustannussyistä Googlen järjestöille avaamia ilmaispalveluja, joissa tietojen säilytyspaikkaa ei voi valita.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja niihin on pääsy vain niillä Säätiön työntekijöillä ja

luottamushenkilöillä, joiden työnkuvaan tai tehtäviin se kuuluu. Sidosryhmien edustajilla ja asiakkailla on pääsy joihinkin tietoihin palvelimella, mm. hankevalmisteluun liittyen. Kaikilla tietoja käsittelevillä henkilöillä on asianmukainen luottamuksellisuusvelvollisuus tai sitoumus Säätiön kanssa.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Tämä oikeus ei koske Säätiöltä rahoitusta saanutta henkilöä eikä yritystä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).